Teknik Presentasi Yang Sukses

Presentasi berarti menunjukkan atau menampilkan. Seperti artinya presentasi bertujuan untuk mejelaskan konsep bisnis, pengenalan produk atau jasa dan keunggulan - keunggulan yang dimiliki oleh produk dan jasa kita. Selain desain yang menarik, singkat padat, juga dibutuhkan kepiawaian dalam menyajikannya. 

Desain

Saya terkadang kurang suka dengan template, sekalipun jika target pasar yang kita sangat spesifik. Memang dengan template, penggarapannya menjadi mudah dan cepat, tapi masing - masing organisasi atau perusahaan memiliki semacam prinsip, brand image, kebutuhan dan visi misi yang berbeda. Oleh karena itu kita perlu untuk melakukan riset singkat dan dituntut menjadi kreatif dalam membuat desain presentasi.

Contoh yang sering saya temukan dilapangan misalnya presentasi untuk sekolah swasta dan sekolah negeri. Presentasi di sekolah atau organisasi lainnya tentu tidak terlepas dari birokrasi yang secara tidak langsung berpengaruh kepada faktor pengambilan keputusan. Di sekolah negeri, sebaiknya tidak membuat desain yang terlalu rumit, hindari menggunakan banyak warna dan animasi karena audiense di sekolah - sekolah negeri, rata - rata berusia 40 tahun keatas. Ini akan menyulitkan mereka untuk fokus kepada konten yang akan disampaikan. Untuk dapat menembus birokrasi, tampilkan peraturan - peraturan atau undang - undang resmi yang masih berlaku sehingga dapat mem-bypass atau memperpendek jalur birokrasi yang ada,

Konten

Isi dari suatu presentasi juga menentukan berhasil atau tidaknya suatu presentasi. Secara umum hindari, konten - konten yang bertele - tele, ajak audiense untuk berinteraksi dengan isi konten dengan membuat mereka mencatat di buku atau secarik kertas. Tampilkan infromasi data menggunakan tabel - tabel dan grafik, sampaikan keunggulan - keunggulan dalam point - point yang singkat (gunakan numbering atau bullet list), ilustrasikan dengan gambar - gambar. Berdasarkan informasi, manusia lebih mudah mengingat dengan simbol - simbol dan gambar ketimbang menghafal tulisan yang terlihat seperti narasi.

Penyajian

Dalam menyampaikan presentasi ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1. Usahakan prensenter menguasai materi dan mengenal konten dengan baik. Hindari melakukan presentasi dengan membaca materi presentasi. Presenter harus mampu mengembangkan isi konten dan menjawab pertanyaan dari audience.
2. Jika audiense yang dihadapi berjumlah besar, sebaiknya persiapkan orang untuk menjadi clicker yang mengoperasikan presentasi. Lakukan latihan (gladi resik) sebelum melakukan presentasi, jika presenter dan clicker belum sering tampil bersama atau clicker tidak menguasai konten presentasi.
3. Jika tidak menggunakan projector (OHP), gunakan alat bantu seperti papan tulis/white board atau flip chart dalam menyampaikan presentasi, bawalah contoh gambar atau contoh produk atau jasa yang kita tawarkan.
4. Presenter harus mampu menguasai audiense. Posisi presenter dalam melakukan presentasi sebaiknya dapat dilihat dari semua sudut, namun jika tidak memungkinkan usahakan presenter mengubah - ubah posisinya agar bisa dilihat dan melihat reaksi audience. Presenter harus peka melihat situasi. Jika suasana mulai membosankan, berhentilah sebentar dan minta audience untuk bertanya atau gantilah dengan topik - topik yang dapat mencairkan suasana seperti memberikan quiz - quiz berhadiah.
5. Buatlah presentasi menjadi interaktif. Ajaklah audience untuk ikut menyampaikan pengalamnya dengan produk atau jasa yang sedang dipresentasikan atau yang sejenis, atau pilihlah beberapa orang dan lontarkan beberapa pertanyaan dengan mereka bahkan bisa juga mengajak audience untuk ikut dalam demo - demo.
6. Dalam menjawab pertanyaan sebaiknya buatlah coretan - coretan secara visual pada flip chart atau whiteboard atau di papan tulis. Karena penjelasan secara visual lebih mudah ditangkap oleh otak dan juga mengarahkan serta menyamakan perspektif audience dengan presenter.
7. Presenter sebaiknya tampil sebaik mungkin, jaga penampilan, bawakan presentasi dengan power yang cukup sehingga dapat didengar oleh semua audience dan gunakan speed yang lebih cepat dari orang berbicara.

Tahapan presentasi yang sukses

1. Pembukaan. Dalam pembukaan, selalu lakukan pengenalan tentang siapa Anda dan identitas perusahaan Anda. Pengenalan dibutuhkan agar mereka tahu dengan baik siapa yang berbicara dan perusahaan apa yang sedang melakukan presentasi. Umumnya dalam presentasi yang sukses, untuk pengenalan diri presenter, sampaikan latar belakang, posisi dan achievement Anda. Pembukaan cukup menggunakan durasi 10% dari waktu yang tersedia.
2. Penyampaian materi presentasi. Penyampaian isi materi sebaiknya dibuat mengerucut dan berorientasi kepada keputuhan prospek. Di mulai dengan hal - hal yang sederhana sampai kepada materi yang lebih dalam.
3. Menyimpulkan. Beberapa audiense tentu ada yang tidak dapat mengikuti semua presentasi dengan baik. Oleh kareanya buatlah ringkasan dan highlight materi presentasi yang penting - penting.
4. Tanya jawab. Tahapan tanya jawab bisa dibuat diakhir atau disetiap jeda sesi pada saat penyampaian materi presentasi. Namun yang paling efektif adalah menyediakan waktu khusus untuk sesi tanya jawab. Dengan demikian, presenter dapat mengurutkan skala prioritas dari pertanyaan - pertanyaan yang masuk. Jawablah pertanyaan dengan contoh - contoh ketimbang menjawab menggunakan definisi, apalagi jika menjawab sama seperti yang ada di konten presentasi. Telling story adalah cara menjawab pertanyaan - pertanyaan dengan baik. batasi pertanyaan sehingga jika masih ada waktu yang tersisa, bisa digunakan untuk membuka sesi tanya jawab yang kedua.
5. Penutup. Tujuan dari presentasi adalah mengenalkan siapa diri dan perusahaan kita, memperkenalkan produk atau jasa yang kita jual. Oleh karena itu manfaatkan sesi penutup untuk mengajak audience terlibat dalam proses follow up. Contohnya: Ajukan pertanyaan bagaimana dengan produk yang ditawarkan ini, kapan kita dapat bertemu lagi untuk membicarakan bisnis kita kedepannya atau membagikan lembaran pertanyaan dari kita untuk dapat digunakan pada tahap selanjutnya.

Teori memang sering kali lebih mudah ketimbang prakteknya, oleh karena itu sering - seringlah berlatih melakukan presentasi mulai dari scope - scope kecil, seperti latihan presentasi dengan team kecil kita, presentasi didepan keluarga atau teman - teman dekat. Kalau tidak punya team, teman atau saudara misalnya, ya coba melakukan presentasi didepan cermin untuk mengenal mimik dan bahasa tubuh kita pada saat melakukan presentasi, sehingga menjadi lebih baik.

Semoga bermanfaat.